随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，学校采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。电子档案管理以其独有的优势，让日常工作变得更加快捷、方便。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

　　一、统一管理，节约成本

　　学校各个部门每个学期都要存一份全校学生的注册信息表，以方便查找学生资料。以往都是由各班班主任打印出来，交到各个部门，由各个部门负责人装订成册。每到这几天，学校文印室就会门庭若市，全校三十几个班主任轮流拜访各个部门，既浪费时间又浪费精力。后来学校改变管理方式，班主任把注册表电子文档交到办公室负责人，由他把全校学生的注册信息打印成一本，再把电子文档和纸质注册表发到各个部门。这样，班主任就不用再跑来跑去，各个部门也不用为久久收集不全注册表而发愁了。各部门查资料时，可以直接用电脑搜索，既方便又快捷。第二个学期开学初，办公室负责人把各班的注册表打印一份分发给各班主任，学生注册的时候只需核对本人信息，如换了家庭住址的学生直接在注册表上修改，之后班主任再在电子文档上修改，完善信息，再反馈回办公室。用这种方法，提高了工作效率和管理水平;而且可以为及时、灵活地与学生沟通提供条件,进而更加贴近学生的学习、生活, 更好地为学生服务。

　　二、巧选函数，事半功倍

　　现在高二的时候都要分文科、理科，学生高一时的电子信息要按照班级重新整理，如果叫班主任重新录入，既耗时又耗力。如果充分利用EXCEL2007中的函数，就可以达到事半功倍的效果。

　　例如：设高一学生注册表EXCEL文件名为“高一注册表”，设包含有分班后学生姓名和班级的EXCEL文件名为“高二注册表”，两个文件分别按学生姓名排序，如下：

高二注册表

　　把“高二注册表”中的信息复制到“高一注册表”中，学生姓名和原高一学生姓名放在同一列，再把高二注册表的内容换一种字体，以示区别：

　　由于函数识别不了空格，必须先把学生名字中间的空格替换掉，如“张　三”替换为“张三”，这样运用函数找到相同姓名时才不会出错。

　　选中“学生姓名”这列，再选择“开始”－“样式”－“条件格式”－“突出显示单元格规则”－“重复值”，相同的学生名字就会变成红色。如下图：

　　选中原“高一注册表”中的学生所有信息，在“排序依据”中选择先按按单元格颜色，再按姓名（B列）排序，设置如下图：

　　再选中原“高二注册表”中的学生班级和姓名，按单元格颜色和姓名（B列）排序，得到下图：

（下转第18页）

（上接第20页）

　　这样，两个文件原来的信息中相同名字的学生信息就会按相同的顺序排列，再把高二新班级和学生姓名复制到“高一注册表”中学生信息的后两列，如下图：

　　从图中可以看到，相同名字的学生原班级和新班级放在了同一行。再按“新班级”排序，就做好了高二年级的学生注册表。利用EXCEL中的“重复值”功能，既节约了数倍的时间，又提高了信息的准确率，大大减少了班主任和学生工作人员的工作量。

　　三、先汇总，再拆分，提高效率

　　每到年末，上级部门就会要求填写各种表册，如“在职人员花名册”、“在职教职工花名册”等等。每种表格要求填写的信息都不一样，但是都要填写姓名、年龄、性别等信息。因为每年都有人事变动，填写各种表格的时候，有些信息总要重复修改，不但麻烦，一不小心还有可能出错。现在，我把每位人员的所有信息都放在一个文件内，再按照上级部门发下来的信息表样本，把需要填写的信息粘贴进样本就可以了。这样，有人事变动的时候，这些变动信息只需在总表修改一次，不用再做重复工作，提高了工作效率。

　　四、定期备份，完善资料管理。

　　电子文档存于电脑中，稳定性差，一旦中毒，数据就可能被破坏或丢失。如何妥善保存好文档资料是非常重要的。因此，我们要定期备份资料。每隔一个月或一个学期，都要对电脑和移动硬盘杀毒后，再把电子文档备份到移动硬盘。存放移动硬盘的地方要保持良好的温度、湿度环境，还应注意避光。

　　电子化档案管理是一个新鲜的事物，对于负责这项工作的老师们来说，在今后的工作还会遇到这样或那样的操作问题，我们应把握机遇，勇于迎接挑战，本着务实的原则，不断创新方法，积累经验，摸索规律，在电子档案管理方面进行积极探索和实践。